Stadtverwaltung optimiert kundenorientierte Serviceleistungen und passt Öffnungszeiten an

17.10.2024 | Ab dem 1. November 2024 setzt die Quickborner Stadtverwaltung einen eigens erarbeiteten Maßnahmenkatalog zur Optimierung ihrer Serviceleistungen um. Hierzu werden die Öffnungszeiten des Rathauses angepasst, die Online-Dienste für Bürgerinnen und Bürger ausgeweitet und ein Schnellschalter für kurze Angelegenheiten wie die Ausgabe von Reisepässen, Ausweisen und Meldebescheinigungen eingeführt. Ab dem 1. Mai 2025 setzt die Stadt Quickborn zudem eine Reihe bundesweiter Maßnahmen zur Verbesserung des Kundenservice um.

„Die Anforderungen an zukunfts- und kundenorientierte Dienstleistungen haben sich im Laufe der Zeit verändert“, erklärt Volker Dentzin, Fachbereichsleiter Bürgerservice, „und genau da setzen wir an. Am Ende sollen alle Beteiligten von unseren Maßnahmen profitieren, denn wir sind davon überzeugt, dass sich nur so eine dauerhafte Akzeptanz sowohl in der Bevölkerung als auch bei den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung erreichen lässt.“

Knapp 90 Prozent der durch Bürgerinnen und Bürger bei der Stadt Quickborn in Anspruch genommenen Dienstleistungen entfallen auf den Bürgerservice im Erdgeschoss des Rathauses. Es geht um das Ausstellen von Personalausweisen und Reisepässen, um Führungszeugnisse, Wohnsitz- und Gewerbeanmeldungen, Beglaubigungen sowie Meldebescheinigungen. Aktuell ist das Rathaus hierfür montags bis freitags immer von 8 bis 18 Uhr und am Samstag von 10 bis 12 Uhr geöffnet. Ab dem 1. November 2024 schließt das Rathaus am Mittwoch und am Freitag um 13 Uhr, während das Bürgerbüro am Samstag bereits ab 9 Uhr bis 12 Uhr geöffnet ist.

„Mit unseren bisherigen Öffnungszeiten von 52 Stunden pro Woche sind wir mindestens landesweit und vermutlich sogar bundesweit Spitzenführer unter den Stadtverwaltungen“, erklärt Quickborns Bürgermeister Thomas Beckmann. „Im Schnitt sind Rathäuser etwa 24 bis 25 Stunden pro Woche für ihre Bürgerinnen und Bürger geöffnet. Mit der Reduzierung der Öffnungszeiten an den wenig frequentierten Tagen bei einer gleichzeitigen Ausweitung der Öffnungszeiten am beliebten Samstagvormittag können wir unsere Standards trotz erhöhter Anforderungen weiter steigern – und bleiben auch im interkommunalen Vergleich an der Spitze.“

Dabei werden die Öffnungszeiten den tatsächlichen Bedarfen der Quickborner Bürgerinnen und Bürger angepasst. Interne Untersuchungen haben ergeben, dass die Angebote des Bürgerservices am Mittwoch- und Freitagnachmittag deutlich seltener in Anspruch genommen werden als an den übrigens Wochentagen. Die Mitarbeitenden des Bürgerbüros werden diese Zeit zukünftig nutzen, um sich insbesondere auf die Bearbeitung der zunehmenden Online-Anträge und eingehende Nachrichten zu fokussieren.

Denn neben den bereits etablierten Angeboten steht seit Kurzem auch die elektronische Wohnsitzanmeldung zur Verfügung – und zwar für alle Bürgerinnen und Bürger. An- und Ummeldungen, für die man früher zwingend das Rathaus aufsuchen musste, können inzwischen mit wenigen Klicks auf www.quickborn.de vollständig von Zuhause aus erledigt werden. Ab Mai 2025 können zusätzlich Ausweisdokumente der Bundesdruckerei direkt nach Hause geschickt werden; ein Besuch des Rathauses kann dann entfallen. Ein weiteres Beispiel für die zunehmende Digitalisierung der Serviceleistungen ist das digitale Lichtbild für die Ausweiserteilung, das ebenfalls ab Mai 2025 in allen Bürgerbüros der Verwaltungsgemeinschaft eingeführt wird.

Als besonderes Highlight hat die Stadtverwaltung einen Schnellschalter am Empfang des Rathauses eingerichtet. Hier können Bürgerinnen und Bürger ab sofort einfache Angelegenheiten wie das Abholen von Ausweisdokumenten erledigen – ganz ohne Termin und ohne Wartezeit. Mittelfristig sollen am Schnellschalter auch noch weitere Dienstleistungen angeboten werden.

„Der Schnellschalter ist eine richtig gute Sache und erregt nicht zuletzt aufgrund seines auffälligen Designs bereits überregionales Aufsehen“, berichtet Bürgermeister Thomas Beckmann. „Es würde mich nicht wundern, wenn ähnliche Angebote in naher Zukunft flächendeckend zum Standard gehören. Durch das unbürokratische Erledigen einfacher Angelegenheiten direkt am Empfang wird das Bürgerbüro entlastet und es stehen mehr Termine für komplexe Vorgänge zur Verfügung. Bürgerinnen und Bürger werden durch den Wegfall der Terminvereinbarung sowie der Wartezeit vor Ort entlastet und sind flexibler in der Planung ihrer Erledigungen.“

Um die Wartezeiten im Rathaus weiterhin möglichst niedrig zu halten, behält die Stadtverwaltung ihre bewährte Praxis bei der Terminvergabe bei. Für planbare Besuche wird wie zuvor die Vereinbarung eines Termins über die Homepage der Stadt Quickborn empfohlen. Unverhoffte und eilige Angelegenheiten können wie gewohnt auch ohne Termin erledigt werden, dann allerdings je nach Besucheraufkommen mit erhöhter Wartezeit.